Elke ondernemer heeft wel eens te maken (gehad) met niet-betaalde vorderingen. De ervaring leert dat naarmate de vordering langer onbetaald blijft, de kans op niet-betaling groter wordt. De ondernemer moet er dus “bovenop zitten”. Niet-betaalde vorderingen zijn natuurlijk geen omzet, maar kosten omzet!
Het is van het grootste belang dat er een goed debiteurenbeheer wordt gevoerd. Is uw wederpartij goed bekend bij u? Betaalde hij de rekeningen correct? Zijn de ondernemingsgegevens van de wederpartij bekend? Als het om een particuliere relatie gaat, waarbij de financiële belangen ook erg groot kunnen zijn; beschikt u over een kopie van diens geldige legitimatie? Vergewis u van de juistheid van de personalia en de adresgegevens!
Zeker in het geval er maar enige twijfel is, is het zeer verstandig een betalingszekerheid te bedingen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een voorschot of het sturen van tussentijdse facturen. Uiteraard dient er een betalingstermijn opgenomen te worden, dit dient in de financiële administratie opgenomen te worden. Deze termijnen moeten goed in de gaten gehouden worden. Bij overschrijding van de termijn dient een herinnering verstuurd te worden, met daarin opgenomen een nadere (korte)termijn waarbinnen betaald dient te worden.